Índice
Introducción
¿Cómo hacer documentación de procesos en una empresa? Seguro te haz hecho esta pregunta mas de 1 vez, especialmente cuando quieres ejecutar un proceso y te das cuenta que no lo tienes documentado, y tienes que echar mano de tu memoria (que a veces nos juega malas pasadas) y hacer todo como recuerdas que lo hacías antes.
Pero tranquilo, se que suena una tragedia, pero en este post vamos a explicar todo lo que debes saber para empezar a documentar tus procesos paso a paso, después de leer este post, vas a ser capaz de documentar tus procesos para no seguir perdiendo mas tiempo.
Te darás cuenta que no es tan complicado ni tedioso como mucha gente piensa. Es cuestión de conocer tus procesos y lo que tu negocio necesita, así tendrás claro las actividades que le agregan valor a tu negocio y puedas describirlas, medirlas y mejorarlas, para darle al cliente justo lo que necesita. Evitándote pasos innecesarios que no le agregan valor tu trabajo pero que si te absorben tiempo valioso para otras cuestiones de mas valor.
Contenido ¿Cómo hacer una documentación de procesos en una empresa?
1. Realiza un diagnóstico del estado actual de la documentación de tu empresa
Revisa en cada rincón de tu negocio si ya tienes alguna documentación previa, ya sea un diagrama, un procedimiento documentado, o alguna ficha de procesos. No importa si se usa o no, esto lo requerimos para partir de lo que se tiene actualmente para pasar al siguiente punto.
2. Planifica los procesos a documentar
Una vez que tengas (si cuentas con ellos) documentos anteriores, es hora de planificar los que te hagan falta o en su defecto re-plantear iniciar con nuevos documentos.
a) Realiza un mapa de procesos de todo el negocio, en esta parte tendrás que identificar y describir cuales son los procesos de tu empresa, dividiéndoles en los procesos estratégicos, procesos clave y procesos de soporte.
- Procesos Estratégicos: Procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores clave.
- Procesos Clave (negocio): Procesos que están ligados directamente a la realización de producto o servicios. Son los procesos en línea.
- Procesos de Soporte (apoyo): Procesos que dan soporte a los procesos operativos.
b) Una vez que determines todos los procesos de la empresa, define cuales vas a documentar y su alcance (se deberán documentar todos los procesos definidos en el mapa de proceso, pero empieza por lo procesos clave o de negocio).
c) Haz una lista de prioridades de documentos. Tu lista debe ser en función de tus necesidades de documentación.
d) Define quién va a realizar la documentación de procesos (si requieres de apoyo y quien es el apoyo o, si lo realizarás tu solo).
3. Elabora plan de acción para la documentación de procesos en tu empresa
En un cronograma define qué proceso se van a documentar, quién los va a documentar, cómo se van a documentar (en que formato) y cuando documentar cada proceso.
4. Documenta cada uno de los procesos de acuerdo a la fechas establecidas
Una vez que tengas el plan de acción, inicia con la documentación de los procesos. En este documento se soporta toda la información necesaria, el flujo de la documentación, y todas aquellas características relevantes para el control de las actividades que involucren y para su gestión.
Para documentar el proceso correctamente se debe involucrar las siguientes características:
a) Partes claves del proceso: Objetivo del proceso, alcance, actividades, entradas, salidas, documentos aplicables, variables del control e indicadores de gestión.
b) Procedimiento documentado: Descripción de las actividades del proceso. En el inciso “a” describiste qué actividades se van a realizar para cumplir con el proceso, en esta parte tienes que describir cómo se llevarán a cabo estas actividades paso a paso.
c) Diagrama de flujo del proceso: Describir las actividades a realizar para ejecutar el proceso mediante símbolos, así como el flujo que sigue cada una de las actividades.
La decisión de la información especifica que debe incluir este documento la debe decidir la propia organización de acuerdo a sus necesidades y del nivel de especificación que pretendan darles a sus documentos. Sin embargo, dicha información debe permitir una adecuada gestión de los procesos.
5. Control de la información documentada
a) Una vez que tengas todos tus procesos documentados, debes definir como será su distribución, su acceso, y el uso de estos documentos.
Por ejemplo: Si vas a distribuirlos por correo electrónico, si harás una reunión general para explicarlos, o si vas a coloca los documentos visibles en cada área.
b) Debes definir donde se almacenarán para que todos puedan acceder a ellos posteriormente.
Por ejemplo: Si lo harás en documentos de Excel en carpetas compartidas dentro de la organización, o en un software exclusivo externo para la documentación de procesos.
6. Es necesario definir un método de evaluación y mejora de la documentación existente
a) Crear Indicadores de gestión y darles seguimiento para ver como se comporta el proceso.
b) Auditorias periódicas de los procesos para saber si se están llevando a cabo las actividades tal como se tiene declarado en su documentación.
c) Plan de seguimiento y medición del proceso. Para esto se requiere definir que variables del proceso vas a controlar y cómo lo harás.
Conclusión
Felicidades, me alegra que hayas llegado hasta aquí, como pudiste leer en esta entrada, la documentación de procesos en tu empresa no tiene que ser algo que te quite el sueño, solo debes planificar y dedicar un tiempo a ejecutar estas actividades con detenimiento y enfocado, o puedes delegar y buscar a un profesional que te ayude con la documentación de tus procesos.
Cualquier solución que escojas, estás en el camino correcto, ya que tener documentados tus procesos te ayudará a ser mas productivo en tu día a día y hacer crecer tu negocio de una forma organizada y sistemática.
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Espero que hayas disfrutado este post sobre la documentación de procesos en una empresa y encuentres útil la información que te ofrezco para ti y tu negocio.
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Con esta guía te sentirás tranquilo, porque sabes que tus procesos están debidamente documentados, tu información está a salvo y la tienes a tu alcance cada que necesites ejecutar el proceso. Notarás como al final del día estás menos cansado, ya que no pasaste todo este tiempo pensando una vez más en cómo hacer las cosas, ya que todo está en tu proceso documentado, listo para ser ejecutado rápido y sin contratiempos.
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Me ha gustado la publicación. El llevar un control sobre lo que hace y obtiene a consecuencia la empresa es un gran modo de avanzar hacia el camino correcto. Lo has explicado de una manera tan clara que lo recomendaría. Gracias por compartir.
Muchas gracias por tu comentario. Me agrada que te haya sido útil. Y en efecto tienes razón, para que una empresa avance de forma ordenada tenemos que tener procesos que nos ayuden a lograrlo, de otra manera se nos sale de control y no se puede sostener. Saludos.