Índice
Introducción
No es de sorprenderse que cada vez es más común ver a los pequeños negocios haciendo su esfuerzo por documentar sus procesos. Y esto tiene una razón, la documentación de procesos no es llenarse de documentos y más documentos como mucha gente piensa. Documentar procesos es exactamente todo lo contrario, es conocer que documentos necesitas en tus procesos para apegarte a ellos y dejar de acumular papeles innecesarios que solo te hacen tediosa la ejecución de actividades.
Documentar y medir tus procesos es clave para mejorarlos, ya que como dicen por ahí, lo que no se puede medir, no se puede mejorar, y la mejor forma de medir un proceso es a través de su documentación. Por eso te invito a que sigas leyendo y así poder explicarte de una manera sencilla y clara que es la documentación de procesos y por qué es cada vez más importante en los pequeños negocios.
Contenido
¿Qué es la documentación de procesos?
Documentar un proceso es llevar un registro documental de los pasos puntuales que se deben seguir para completar un proceso. Recordemos que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas para generar un resultado.
El objetivo de la documentación de procesos
El objetivo responde el “para qué” ¿Para qué documentar? ¿Con qué finalidad? ¿Qué quiero lograr? El objetivo de la documentación de los procesos es la optimización y estandarización de los mismos. Es decir, encontrar la mejor manera de realizar el proceso (optimización) y hacerlo de la misma forma todas las veces (estandarización) para obtener el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Ahora expliquemos los dos términos separados más a fondo para que respondan más específico a las preguntas del “para qué”
1. Optimización del proceso. Mejorar el proceso. Esto quiere decir, ejecutar el proceso de la mejor forma posible. Esto se logra ya que, mediante la documentación se detectan pasos innecesarios (que no agregan valor al proceso) para eliminarlos. Al mismo tiempo, se detectan pasos necesarios para cubrir con las pautas marcadas previamente por la norma de calidad ISO 9001 para garantizar que le proceso se desarrolle eficientemente. Una vez realizado esto, tenemos un proceso óptimo y mejorado, es decir que todas las actividades a ejecutar agregan valor al proceso final.
2. Estandarización de los procesos. Te aseguras que siempre ofreces a tu cliente un proceso optimizado. Ya que como tienes un registro documental de los pasos del proceso, solo debes acceder a este registro cada vez que necesites ofrecer el servicio a tu cliente, y como ya está previamente optimizado, te asegura que tu cliente siempre obtiene lo mejor. Calidad constante.
Beneficios de documentar procesos
1. Con la documentación de procesos aumentas productividad
Realizando las tareas eficientemente gracias a la optimización de los pasos a seguir para ejecutar el proceso. Ósea, lo haces más rápido ya que el documento del proceso te dice como hacerlo de la mejor manera. No tienes que improvisar, ni perder tiempo investigando, ya lo tienes todo en un documento previamente optimizado. Entonces lo que antes hacías en 2 horas medio bien, ahora lo haces en 1 hora eficaz y óptimo. Teniendo más tiempo para usarlo en otras actividades.
2. Aumentas tus ventas
¿Enserio, documentando mis procesos? Claro que si, ya que el cliente percibe el valor agregado en el servicio que le ofreces y esta dispuesto a seguir comprando porque tiene la garantía de un servicio bien ejecutado, donde logras confianza, seguridad y tranquilidad realizando de forma eficiente las actividades del proceso. El cliente queda tan satisfecho que, al necesitar un servicio de nuevo tu eres su primera opción, porque está seguro que le ofrecerás el servicio tan bien como la primera vez, ya que percibió la metodología, la consistencia y el orden al recibir el servicio.
3. Trabajadores motivados
Un trabajador está 100% agradecido y motivado para trabajar si sabe cómo hacer las cosas, si tiene una guía que le indique dónde partir, dónde seguir y cómo hacerlo de manera sistemática y organizada. A nadie le gusta sentirse perdido, y tener que estar siguiendo al jefe para preguntarle cómo se hacen las cosas en la empresa o necesitar aprobación de la forma de trabajar en el cumplimiento de las actividades. El trabajador puede ser el profesional más preparado del mundo, pero si no entiende cómo se hacen las cosas, y no tiene una guía clara que se lo explique difícilmente podrá explotar sus habilidades en el beneficio de la empresa.
4. Preservas el conocimiento
Con tus procesos documentados, el conocimiento de hacer una actividad esta plasmado en un documento, no se olvida con el paso del tiempo. Al documentar tus procesos te aseguras que la información está en algún lado, lista para trasmitirla a todo el que le interese aprender lo que tu sabes hacer mejor que nadie. Quién sabe, quizá en el futuro pretendas vender tu conocimiento. Tener tus procesos documentados te ayudará a transmitir todo este conocimiento de forma más eficiente.
5. Ahorras dinero
Tener procesos optimizados y estandarizados evita errores y re-trabajos por no saber el flujo correcto de las actividades a realizar. Lo que en procesos llamamos reducción de costos de operación. El re-trabajo es uno de los desperdicios más costosos en cualquier empresa. Gastas esfuerzo, insumos, tiempo y dinero.
Importancia de documentar procesos
Con procesos documentados, delegar es más fácil. Solo le entregas a tu trabajador el proceso documentado y será capaz de realizar la actividad tal cual se está haciendo actualmente. El proceso documentado es para esto, para que cualquier persona sea capaz de realizar la misma actividad, con la misma calidad como la hace cualquier otra persona que siga el flujo del proceso documentado.
¿No querrás pasarte el día explicándole paso a paso que tiene que hacer, cierto? Es exactamente el objetivo contrario de delegar. Ya que delegas para tener tiempo y utilizarlo en otras actividades, y tener que explicarle a tu trabajador como hacer las cosas paso a paso, no te dejará mucho tiempo libre que digamos. Será lo mismo que estar haciendo tú las tareas, pero al menos antes no le tenias que pagar su salario.
Además, ¿quién te asegura que, aunque le expliques, utilizará todos los controles de calidad explícitos en la documentación de tus procesos?
En cualquier escenario, documentar los procesos será un camino más fácil cuando quieres delegar. Te ahorra tiempo, esfuerzo y tu nuevo empleado sentirá confianza que tiene una guía para desarrollar su trabajo de la mejor forma posible 🙂
Conclusión
Muy bien que llegaste hasta aquí, ahora ya sabes que es la documentación de procesos y los beneficios que puedes obtener de ella, te invito a analizar si en tu empresa se tiene algún documento de como realizar los procesos, o si se tiene… ¿Están optimizados? Documentar procesos no es un lujo, es una necesidad para que los negocios crezcan midiendo y mejorando cada una de las actividades que realizan.
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